Álláshirdetés, fejvadász cégek
Az álláshirdetésekről
Ha álláshirdetést szeretnénk közzé tenni, néhány dologra figyelnünk kell, hisz a beérkezett önéletrajzok és más személyes adatok kezelése szintén a rendelet hatáskörébe tartozik.
Elsőként, a GDPR megköveteli, hogy az érintetteknek tudjanak róla, hogy kik kezelik az adataikat. Az álláshirdetés esetében ez azt jelenti, hogy nem adhatunk fel olyan álláshirdetést, amelyben nincs megjelölve a cég pontos neve. Többé nem lehet olyat kiírni, hogy „egy autóipari cég”.
A beérkezett adatok kezeléséhez külön hozzájárulást nem kérünk, ez a jogos érdekkörbe elfér, hisz az érintettek, akik elküldik az adataikat, számíthatnak rá, hogy mi azokat fel fogjuk dolgozni.
Az önéletrajzokat és a jelentkezők egyéb adatait a felvételi eljárás lezárta után három évig érdemes tárolnunk, mivel ennyi ideje van valakinek peres eljárást kezdeményeznie hátrányos megkülönböztetés miatt. Az, hogy egy diszkriminációt feltáró per esetében bizonyítani tudja a vállalkozás az ártatlanságát, a cég jogos érdekkörébe tartozik, ehhez pedig a beérkezett jelentkezők adataira szükség lehet.
Az álláshirdetés adatkezelési tájékoztatóját magában a hirdetésben is elhelyezhetjük, de ugyancsak helyes megoldás erről a cég honlapján értekezni. A kapcsolódó tájékoztató jellemzően rövid és egyszerű, az alábbi példát tesszük itt közzé:
A munkaadó, mint adatkezelő, a kiválasztási folyamat során feldolgozza az Ön adait. Továbbá a toborzás lezárta után az esetleges jogi folyamatokhoz 3 évig megőrzi. Ezeket az adatokat azért kezeljük, hogy az Adatkezelőnél betöltendő állásra történő jelentkezését dokumentálni tudjuk, és Ön a kiválasztási eljárásban részt tudjon venni. Ez az Adatkezelő munkaerő felvételéhez fűződő jogos érdeke.
A következő adatokat kezelhetjük: az Ön nevét, állandó lakcímét, tartózkodási helyét, telefonszámát, e-mail címét, születési helyét és idejét, illetve egyéb személyes adatok, amiket velünk a jelentkezése során megosztott. Tároljuk az Önről készült fényképet, a kísérőlevelet, önéletrajzot, pályázatot, iskolai és egyéb végzettségeket igazoló dokumentumok másolatát.
Fejvadász cégek használata
Ha fejvadászcéggel szerződünk, adatkezelés szempontjából két eset lehetséges, némileg eltérő bürokratikus feladatokkal.
Ha a fejvadász a mi nevünkben toboroz embereket, akkor ő adatfeldolgozónk lesz és a máshol már tárgyalt adatkezelő-adatfeldolgozó viszonynak megfelelő adatkezelési megállapodást kell megkötnünk vele. Ebben az esetben a fejvadász hirdetéseket úgy tehet közzé, hogy egyértelműen jelzi, hogy kihez keres új alkalmazottakat.
Ha a fejvadász saját adatbázisból dolgozik és az abban szereplő magánszemélyeknek több céghez kínál munkát, akkor a dolog megfordul, mert a fejvadász megbízója adatkezelés szempontjából maga a magánszemély. Ekkor a fejvadász cég adatkezelő lesz és az ő feladata, hogy tájékoztassa az érintetteket arról, hogy mi történik az adataikkal, illetve hogy hozzájárulásukat megkapja.
Az utóbbi esetnél adatkezelési megállapodást nem kell kötnünk, ellenben amikor a fejvadász átadja számunkra a jelentkezők adatait, akkor a rendelet értelmében az érintetteket értesíteni kell arról, hogy mi információkat kaptunk róluk [1]. Ebben az értesítésben le kell írnunk, hogy egészen pontosan milyen adatok érkeztek és milyen adatkezelést szándékozunk végezni ezzel. Ez tulajdonképpen megegyezik az adatkezelési tájékoztatóval, aminek a gyakorlatát már több helyen kitárgyaltuk, azzal az egy dologgal kiegészítve, hogy a hozzánk került adatokat itt részletesen meg kell neveznünk.