GDPR útmutató

Foglalkoztatáshoz kapcsolódó adatkezelés

A legtöbb vállalkozásnak vannak alkalmazottai és természetesen foglalkoztatásuk során kezeljük az személyes adataikat. Mint minden adatkezelésnél, ezt számukra átláthatóvá kell tennünk, illetve foglalkoznunk kell az esetleges adatkezelési kéréseikkel.

Az átláthatóságot – ahogy azt már egy korábbi fejezetben tárgyaltuk – egy adatkezelési tájékoztatóval biztosítjuk, amelyben érintjük a szokásos témákat. Ez a tájékoztató kizárólag a dolgozóknak szól, mintát a cikk végén található az olvasó.

A tájékoztatót az alkalmazottak számára elérhetővé kell tennünk. Odaadhatjuk a munkaszerződése mellé, kifüggeszthetjük az öltözőbe, belső céges honlapon is közölhetjük. Az átvételről vagy tudomásul vételről aláírást nem szükséges gyűjteni, de nagyobb cégek esetén ez nem ritka.

Ha az adatkezelés kapcsán valamilyen jogérvényesítési kéréssel fordul a dolgozó felénk, akkor azt ugyanúgy bíráljuk el, mint minden más esetben. A GDPR jogokról az arra vonatkozó fejezetben bőségesen foglalkoztunk.

Jogalapok és az egyenlőtlen erőviszony

Jogalap tekintetében, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó adatokat a dolgozóval kötött munkaszerződés teljesítése miatt kezeljük, így jogalapja az adatkezelésnek a szerződése teljesítése. Ez esetenként nem fed le minden adatkezelést, hisz olyan adatkezelés is előfordulhat ami szigorúan véve nem tartozik hozzá a munkáltatói szerződéshez.

Fontos tudnunk, ha ilyen egyéb adatkezelést szeretnék végezni, akkor ahhoz hozzájárulást sosem gyűjthetünk. Például szeretnénk a dolgozó arcképét kirakni a bejáratnál egy plakettre, mint a hónap dolgozója. Ez nem feltétlenül szükséges a foglalkoztatáshoz, így a szerződés teljesítése jogalap nem lesz használható. Hozzájárulás pedig azért nem gyűjthető, mert a dolgozó és a munkaadó között úgynevezett „egyenlőtlen erőviszony” áll fent.

Az egyenlőtlen erőviszony azt jelenti itt, hogy a dolgozó munkahelyét, pozícióját, egzisztenciáját félti, így természetes, hogy bármilyen hozzájárulást amit az orra alá dugnak, aláírja azt. Viszont a GDPR szerint a hozzájárulás csak akkor érvényes, ha önkéntes [1], ami egy ilyen alá-fölérendelt viszony esetén nem teljesül, így az érvénytelen.

Az ilyen különleges adatkezeléseknél ezért jogalapként csak a jogos érdekre hagyatkozhatunk, ahol viszont mérlegelnünk kell, hogy kinek az érdeke erősebb, illetve kinek az érdekei sérülnek az adatkezelés megvalósulása vagy meg nem valósulása miatt. Erről bővebben egy másik fejezetben már értekeztünk.

Sokféle egyéb (és sokszor apró) dolgozókkal kapcsolatos adatkezelés kerül a jogos érdek körébe a vállalkozásoknál. Az említett hónap dolgozója ilyen vagy amikor mikulás ünnepségnél a gyerekek nevét begyűjtik, ha céges honlapra vagy újságba kerül a fotója és még sok más eset.

Ezek jelentős része veszélytelen a dolgozóra nézve, ezért rendkívüli intézkedést jellemzően nem igényel. Az egyetlen fontos tennivaló, hogy az átláthatóság értelmében az érintettet mindig értesítjük, például felhívjuk a figyelmét, hogy az évzáró rendezvényen fényképek fognak készülni, amelyet a belső levelezésben meg fogunk osztani. Ezen alkalmi tájékoztatásoknak nem szükséges bekerülnie a „nagy” tájékoztató dokumentumok közé, az eseti adatkezelés megkezdése előtt elég egy rövid figyelemfelhívás, például egy kör e-mailben.

Bár hozzájárulást nem kérhetünk és nem kérünk a dolgozótól, az érintettnek így is van befolyása az eseményekre, hiszen a GDPR jogok értelmében tiltakozhat ezen egyéb adatkezelések ellen. A jogos érdeknél leírtaknak megfelelően, ilyenkor ezt el kell bírálnunk. Az esetek jellemző többségében a foglalkoztatott jogai erősebek és a tiltakozásnak helyt kell adni.

Erkölcsi bizonyítvány

Sok munkahelyen bevett gyakorlat az erkölcsi bizonyítvány igénylése. A korábbi előírások szempontjából is sokszor jogtalanul kérte a munkáltató ezt, de az újszerű törvényi változások miatt, ez ismét átalakult. A munka törvénykönyve kimondja [2], hogy a törvény által védett érdekek és titkok esetén lehet ilyen bizonyítványt kérni, illetve akkor, ha a munkáltató jelentős vagyoni érdeke ezt megkívánja.

(A korábbi speciális foglalkozási körök továbbra is érvényben vannak. Tehát a hatósági dokumentumot a tizennyolcadik életévét be nem töltött személyek nevelését, felügyeletét, gondozását, gyógykezelését végző munkáltatók, illetve az állami szféra adatkezelői kérhetik – ilyenek többek közt a közalkalmazottakat, kormánytisztviselőket foglalkoztatók, illetve a bíróság vagy az ügyészség.)

GDPR szempontjából az erkölcsi bizonyítvány érzékeny adatnak minősül, ezért alaposan gondoljuk át, hogy annak elkérése védhető módon indokolt-e a vállalkozás esetén, kapcsolható-e a törvényben megfogalmazott jelentős anyagi érdek hozzzá (és hogy van-e gyakorlati haszna).

Ugyancsak az új előírások szerint, ha végül úgy döntünk, hogy szeretnénk erkölcsi bizonyítványt a dolgozótól, ennek okairól, feltételiről, kezeléséről írásban kell értekeznünk [3]. Azaz, el kell készíteni egy belső dokumentációt, amely az adatkezelés okait és mikéntjét meghatározza.

Elektronikus munkaeszköz és a munka törvénykönyve

A munka törvénykönyve jelenleg kimondja, hogy a dolgozó magáncélokra nem használhatja az elektronikus munkaeszközöket [4], így védve a munkáltatót attól, hogy felelősségre vonható legyen a saját infrastruktúrájában található kéretlen privát adatok miatt.

A jogalkotói szándék ellenére, ez csak részben fogja megvédeni a vállalkozásokat, csak akkor, ha a dolgozó szándékosan és felelőtlenül helyez el személyes tartalmat a céges eszközökön és még ekkor sem mindig. Nézzünk néhány gyakorlati példát!

1. A céges szerverre a dolgozó feltölti privát videóit. Ez egyértelműen olyan cselekmény, amikor a munkavállaló tisztába van vele, hogy ilyet nem szabadna csinálnia és mások esetleg hozzáférhetnek az adataihoz. A vállalkozás felelőssége ekkor kizárható.
2. A céges mobiltelefonnal a dolgozó magán fotókat készít. A mobiltelefon széles körben elterjedt technológia és a dolgozó számára jó eséllyel nem egyértelmű, hogy a kapott eszközt nem használhatja arra, hogy magáncélú fotót készítsen. Így a munkáltató elvárása, hogy ne legyen azon privát adat, nem tekinthető életszerűnek. Dacára annak amit a munka törvénykönyve előír, problémás jogi esethez vezethet az, ha a dolgozói mobiltelefont visszaveszi a munkáltató és nem kívánt események történnek a rajta található adatokkal.
3. A céges e-mail fiókba (név@cégnév.hu) magánjellegű adat érkezik. A dolgozó nyilvánvalóan nem tudja megakadályozni, hogy harmadik felek az ő céges e-mail fiókjába olyan levelet küldjenek, amelynek tartalma magán jellegű. Ennél fogva, teljesen mindegy mit ír elő a munka törvénykönyve, ha a dolgozói e-mail fiókot a cég sajátjának tekinti és magánéletvédelmi intézkedések nélkül megnyitja a levélesládát vagy továbbítja a leveleket, egyértelműen adatkezelési vétséget követ el.

Speciális esetek

A foglalkoztatás során a vázolt általános eseteken kívül néhány különleges adatkezelés is megvalósulhat, például a biomterikus belépetető rendszer, vagyonvédelmi kamera rendszer, elektronikus munkaeszközök vizsgálata, stb. Ezekről a nekik szentelt fejezetekbe értekezünk.

A tájékoztató általános kinézete

Egy átlagos munkavállalóknak szóló adatkezelési tájékoztató olvasható alant. (A felesleges részek törlendőek).