Vásárlók, ügyfelek adatai
A legtöbb vállalkozás számos személyes adatot kezel ügymenete során. Néhány példa:
- valaki névre szóló számlát kap
- törzsvásárlói kártya
- kapcsolatfelvételi adatok
- időpontfoglalás
- panaszkezelés
- garanciális ügyintézés
- allergia információk feljegyzése
- cipőméret
- stb…
Természetesen a cipőméret nem tartozik az erősen védendő adatok közé, de végső soron az is valahol személyes adat. Bármilyen személyes információt is kezelünk az ügyfelek kapcsán, ezzel kapcsolatban azok a tennivalóink vannak, amit a korábbi fejezetekben, már részletesen átvettünk: azonosítjuk, hogy milyen jogalap alapján kezeljük az adatait az érintettnek, a megfelelő tájékoztatóval biztosítjuk az átláthatóságot és gondoskodunk róla, hogy az érintettek élhessenek jogaikkal.
A jogalapot máshol részletesen kielemeztük. A legtöbb esetben az ügyfél valamilyen árut vagy szolgáltatást szeretne tőlünk, ezért az ahhoz elengedhetetlenül szükséges adatkezelések (mint például a szállítási cím tárolása) mindig a „szerződés teljesítése” jogalaphoz tartozik.
Ez azt is jelenti, hogy ha ilyen szolgáltatáshoz szükséges adatkezeléseken kívül máshogy nem kezeljük az adatokat, akkor nem kell hozzájárulást gyűjtenünk az érintettől. De ha bármi olyan adatkezelés felmerül, ami esetleg nem tartozik szorosan a szolgáltatáshoz (például hírlevél küldés), akkor mindenképpen vizsgáljuk meg annak jogalapját és hogy szükséges-e esetleg hozzájárulás.
Ahogy azt a vonatkozó fejezetben áttekintettük, a tájékoztatónak egyszerű nyelvezetben kell az érintetteket tájékoztatni az adatkezelésről. Sokszor egy nagyon egyszerű leírás is elég, íme egy példa:
Kapcsolatfelvétel
Cégünket a honlapon feltüntetett e-mailen vagy telefonszámon érheti el. Ilyen esetekben az Ön e-mail címét vagy telefonszámát kizárólag a megkeresésével kapcsolatban kezeljük, az érintett ügy idejére. Ezen adatkezelés a cég jogos üzleti érdeke.
Szerződések, számlák
Amennyiben Ön igénybe veszi szolgáltatásainkat, ezzel kapcsolatban szerződések és számlák készülnek amely során törvényi kötelezettségeinknek teszünk eleget. Szerződéseinket ügymenetünkből eredő jogos érdek keretében 10 évig tároljuk, míg a számlákat a számviteli törvény előírásainak megfelelő ideig.
Adattovábbítás
A számlaadatokat a számláinkat feldolgozó könyvelő céggel megosztjuk.
A tájékoztatót a szabályok értelmében elérhetővé kell az érintettek számára tenni. Ha van honlapunk, akkor az tökéletes hely erre, ha nem, akkor üzletünkben, irodánkban, egy jól látható helyre helyezzük azt el. (A fenti példában a tájékoztató többi kötelező adattartalmát nem foglaltuk be. A tájékoztató teljes szövegéről a megfelelő fejezetben értekezünk.)